Regulamin organizacyjny Viltis Medica

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin organizacyjny określa sprawy dotyczące sposobu i warunków udzielania świadczeń zdrowotnych przez Viltis Medica Sp. z o.o., prowadzącą działalność leczniczą pod nazwą operacyjną Viltis Medica Centrum Medyczne.

Podmiot działa jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wpisana do KRS pod numerem 0001061976, NIP 9151827400, REGON 526619620, z miejscem udzielania świadczeń przy ul. Milickiej 13A, 55-100 Trzebnica.

Regulamin został przygotowany na podstawie ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji medycznej i ochrony danych.

Regulamin stosuje się do pacjentów, personelu medycznego, osób wykonujących czynności pomocnicze i administracyjne oraz innych osób działających na rzecz Podmiotu w zakresie związanym z udzielaniem świadczeń.

§ 2. Cele i zadania Podmiotu

Celem Podmiotu jest udzielanie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą medyczną, prawami pacjenta, zasadami etyki zawodowej oraz wymaganiami bezpieczeństwa sanitarnego i informacyjnego.

Do podstawowych zadań Podmiotu należy diagnozowanie, leczenie, monitorowanie stanu zdrowia pacjentów, kwalifikowanie do dalszej diagnostyki i leczenia, prowadzenie dokumentacji medycznej oraz zapewnienie pacjentom informacji potrzebnych do świadomego korzystania ze świadczeń.

Podmiot realizuje również obowiązki organizacyjne związane z rejestracją pacjentów, rozliczeniami, gospodarką dokumentacją, ochroną danych osobowych, współpracą z innymi podmiotami leczniczymi i zapewnieniem ciągłości postępowania diagnostyczno-leczniczego.

§ 3. Rodzaj działalności leczniczej i zakres świadczeń

Podmiot wykonuje działalność leczniczą w rodzaju ambulatoryjne świadczenia zdrowotne.

Zakres świadczeń obejmuje w szczególności konsultacje specjalistyczne i diagnostykę ambulatoryjną w obszarach widocznych w organizacji placówki: pulmonologia, choroby płuc dzieci, pediatria w zakresie problemów oddechowych i alergologicznych, kardiologia, alergologia, diabetologia, radiologia i diagnostyka obrazowa, badania USG, diagnostyka zaburzeń oddychania w czasie snu oraz punkt pobrań materiału biologicznego realizowany we współpracy z właściwym laboratorium.

Szczegółowy zakres świadczeń jest ograniczony aktualnym wpisem w RPWDL, kwalifikacjami osób udzielających świadczeń, warunkami lokalowymi i sprzętowymi oraz aktualnym harmonogramem pracy personelu.

Podmiot nie udziela świadczeń szpitalnych ani całodobowych. Jeżeli stan pacjenta wymaga pomocy nagłej lub ratunkowej poza zakresem możliwości placówki, personel informuje pacjenta o konieczności kontaktu z numerem alarmowym 112 albo z właściwą jednostką systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego.

§ 4. Struktura organizacyjna

W skład organizacji Podmiotu wchodzą w szczególności: kierownictwo Podmiotu, rejestracja medyczna, gabinety lekarskie i diagnostyczne, pracownia lub gabinet USG, punkt pobrań, administracja, obsługa dokumentacji medycznej, obszar ochrony danych osobowych oraz wsparcie techniczne i sanitarne.

Komórki organizacyjne współdziałają w sposób zapewniający sprawne, bezpieczne i zgodne z prawem udzielanie świadczeń zdrowotnych, w tym prawidłową identyfikację pacjenta, obieg informacji medycznej, prowadzenie dokumentacji i rozliczenie usług.

Kierownik Podmiotu może doprecyzować szczegółowy wykaz stanowisk, zakresy obowiązków, osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary oraz harmonogramy pracy w aktach wewnętrznych, o ile pozostają zgodne z niniejszym regulaminem.

§ 5. Kierowanie Podmiotem

Podmiotem kieruje kierownik w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej, którym w przypadku spółki kapitałowej jest zarząd spółki, chyba że przepisy albo wewnętrzne umocowanie wskazują osobę uprawnioną do kierowania określonym zakresem działalności.

Do zadań kierownika należy organizowanie pracy placówki, zapewnienie wymaganych warunków lokalowych, sprzętowych, kadrowych i sanitarnych, nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa, regulaminów i procedur wewnętrznych oraz zatwierdzanie zmian organizacyjnych.

Kierownik może wyznaczać osoby odpowiedzialne za rejestrację, dokumentację medyczną, ochronę danych osobowych, gospodarkę odpadami, współpracę z podmiotami zewnętrznymi i inne obszary organizacyjne.

§ 6. Miejsce, dni i godziny udzielania świadczeń

Świadczenia zdrowotne są udzielane w placówce Viltis Medica przy ul. Milickiej 13A, 55-100 Trzebnica.

Standardowe godziny pracy placówki wynoszą: poniedziałek-piątek 08:00-19:00, sobota 09:00-13:00, niedziela nieczynne, z zastrzeżeniem harmonogramów poszczególnych specjalistów, urlopów, absencji, awarii albo zdarzeń losowych.

Aktualne godziny przyjęć, dostępność lekarzy, zakres świadczeń i cennik są podawane pacjentom w rejestracji, w miejscu udzielania świadczeń oraz na stronie internetowej Podmiotu, jeżeli dana informacja jest tam publikowana.

§ 7. Rejestracja i przebieg udzielania świadczeń

Rejestracja pacjentów odbywa się osobiście, telefonicznie, elektronicznie albo przez inne kanały udostępnione przez Podmiot.

Podczas rejestracji pobiera się dane niezbędne do identyfikacji pacjenta, kontaktu, organizacji wizyty, prowadzenia dokumentacji medycznej oraz rozliczenia świadczenia.

Przed udzieleniem świadczenia pacjent potwierdza tożsamość. W przypadku pacjenta małoletniego albo osoby niezdolnej do świadomego wyrażenia zgody stosuje się zasady reprezentacji i zgody wynikające z przepisów prawa.

Świadczeń udzielają osoby posiadające wymagane kwalifikacje i uprawnienia. Personel odnotowuje przebieg świadczenia, rozpoznanie, zalecenia, wystawione dokumenty i inne wymagane informacje w dokumentacji medycznej.

Pacjent powinien przekazać informacje istotne dla bezpieczeństwa i skuteczności świadczenia, w szczególności o stanie zdrowia, przyjmowanych lekach, alergiach, dotychczasowej diagnostyce i dokumentacji medycznej, jeżeli ma je przy sobie.

Podmiot zapewnia poszanowanie godności, intymności i poufności informacji związanych z pacjentem, a świadczenia organizuje z uwzględnieniem bezpieczeństwa sanitarnego i organizacyjnego.

§ 8. Współdziałanie z innymi podmiotami

Podmiot współdziała z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą, laboratoriami diagnostycznymi, dostawcami usług medycznych i podmiotami wspierającymi w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia i ciągłości postępowania.

Współdziałanie odbywa się z zachowaniem przepisów dotyczących dokumentacji medycznej, tajemnicy zawodowej, ochrony danych osobowych, praw pacjenta oraz zasad bezpieczeństwa informacji.

W przypadku kierowania pacjenta do innego podmiotu personel przekazuje pacjentowi niezbędne informacje organizacyjne i, w granicach prawa, przygotowuje dokumentację potrzebną do kontynuacji diagnostyki lub leczenia.

§ 9. Odpłatność za świadczenia zdrowotne

Świadczenia zdrowotne udzielane przez Podmiot są odpłatne według aktualnego cennika, chyba że odrębna umowa, program, decyzja organizacyjna albo informacja dla pacjenta stanowi inaczej.

Cennik świadczeń odpłatnych stanowi integralny załącznik do regulaminu albo jest ustalany odrębnym zarządzeniem kierownika Podmiotu z wyraźnym wskazaniem, że stanowi część regulaminu organizacyjnego.

Aktualny cennik jest podawany do wiadomości pacjentów w widoczny sposób w miejscu udzielania świadczeń oraz na stronie internetowej Podmiotu, jeżeli dana informacja jest publikowana elektronicznie.

Organizacja procesu udzielania świadczeń odpłatnych obejmuje poinformowanie pacjenta o odpłatności, rejestrację świadczenia, udzielenie świadczenia, udokumentowanie przebiegu oraz wystawienie rachunku albo faktury na zasadach wynikających z przepisów.

Podmiot wykonuje działalność ambulatoryjną, dlatego opłata za przechowywanie zwłok pacjenta nie ma zastosowania.

§ 10. Dokumentacja medyczna

Podmiot prowadzi, przechowuje, zabezpiecza i udostępnia dokumentację medyczną zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz przepisami wykonawczymi dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Dokumentacja medyczna jest prowadzona w postaci elektronicznej, papierowej albo mieszanej, odpowiednio do stosowanego systemu i rodzaju świadczenia.

Pacjent, przedstawiciel ustawowy pacjenta oraz osoba upoważniona przez pacjenta mogą wnioskować o udostępnienie dokumentacji medycznej w formie pisemnej, ustnej, elektronicznej albo innej pozwalającej na identyfikację wnioskującego i zakresu żądania.

Dokumentacja może być udostępniana do wglądu, przez sporządzenie wyciągów, odpisów, kopii lub wydruków, przez wydanie oryginału w przypadkach przewidzianych prawem, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz na informatycznym nośniku danych.

Dokumentacja papierowa może być udostępniona także przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego i przekazanie jej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznym nośniku danych, jeżeli pozwalają na to warunki techniczne i bezpieczeństwo informacji.

Udostępnienie dokumentacji następuje bez zbędnej zwłoki, po weryfikacji uprawnienia osoby lub podmiotu występującego o dokumentację.

Podmiot prowadzi wykaz udostępnień dokumentacji medycznej obejmujący informacje wymagane przepisami prawa.

Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej

Stawki poniżej obliczono na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w I kwartale 2026 r. wynoszącego 9 562,88 zł. Obowiązują od 1 czerwca 2026 r. do czasu kolejnej aktualizacji wynikającej z ogłoszenia Prezesa GUS.

§ 11. Prawa i obowiązki pacjenta

Podmiot zapewnia przestrzeganie praw pacjenta, w szczególności prawa do świadczeń zdrowotnych odpowiadających wymaganiom aktualnej wiedzy medycznej, informacji, wyrażenia zgody albo odmowy, tajemnicy informacji, dokumentacji medycznej oraz poszanowania intymności i godności.

Pacjent ma prawo zgłaszać skargi, wnioski i uwagi dotyczące organizacji lub sposobu udzielania świadczeń.

Pacjent jest zobowiązany do przestrzegania regulaminu, zasad bezpieczeństwa, zakazu palenia tytoniu i spożywania alkoholu na terenie placówki, poszanowania praw innych pacjentów i personelu oraz przekazywania informacji istotnych dla udzielenia świadczenia.

Informacja o prawach pacjenta jest dostępna w placówce i może być publikowana na stronie internetowej Podmiotu.

§ 12. Skargi, wnioski i zdarzenia niepożądane

Skargi i wnioski można składać osobiście w rejestracji, pisemnie na adres placówki, telefonicznie, pocztą elektroniczną na adres biuro@viltismedica.pl albo przez inny kanał udostępniony przez Podmiot.

Skargi są rejestrowane, analizowane i rozpatrywane bez zbędnej zwłoki przez kierownika Podmiotu albo osobę przez niego wyznaczoną.

Pacjent może skorzystać z pomocy Rzecznika Praw Pacjenta, w tym z Telefonicznej Informacji Pacjenta pod numerem 800 190 590.

Podmiot prowadzi wewnętrzny obieg informacji o zdarzeniach niepożądanych, naruszeniach bezpieczeństwa i ryzykach organizacyjnych oraz podejmuje działania naprawcze i zapobiegawcze adekwatne do zdarzenia.

§ 13. Monitoring wizyjny

W celu zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów, personelu, osób przebywających w placówce oraz ochrony mienia Podmiot stosuje monitoring wizyjny obejmujący wejście do placówki oraz poczekalnię.

Monitoring prowadzony jest przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, i obejmuje wyłącznie obraz. Miejsca objęte monitoringiem są oznaczone piktogramem oraz informacją o administratorze danych.

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, socjalnych, szatni, przebieralni ani pomieszczeń, w których udzielane są świadczenia zdrowotne, chyba że przepisy szczególne i decyzja kierownika Podmiotu dopuszczałyby obserwację w zakresie niezbędnym dla bezpieczeństwa pacjentów.

Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub Podmiot powziął wiadomość, że może stanowić dowód.

Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione przez Podmiot oraz uprawnione organy w przypadkach przewidzianych prawem.

§ 14. Ochrona danych osobowych i poufność

Administratorem danych osobowych pacjentów jest Viltis Medica Sp. z o.o., ul. Milicka 13A, 55-100 Trzebnica, NIP 9151827400, KRS 0001061976, REGON 526619620.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, przepisami dotyczącymi działalności leczniczej, praw pacjenta, dokumentacji medycznej oraz wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa.

Personel i osoby współpracujące z Podmiotem są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem, w tym danych o stanie zdrowia, organizacji leczenia i dokumentacji medycznej.

W sprawach dotyczących danych osobowych pacjent może skontaktować się z Podmiotem pod adresem rodo@viltismedica.pl albo za pośrednictwem danych kontaktowych rejestracji.

§ 15. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez kierownika Podmiotu, chyba że w akcie zatwierdzającym wskazano późniejszą datę wejścia w życie.

Zmiany regulaminu wymagają zatwierdzenia przez kierownika Podmiotu albo osobę uprawnioną do działania w tym zakresie.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące oraz procedury wewnętrzne Podmiotu.

Aktualne informacje wymagane ustawą, w tym godziny pracy, cennik świadczeń, opłaty za dokumentację medyczną i informacje o monitoringu, podaje się do wiadomości pacjentów w miejscu udzielania świadczeń oraz na stronie internetowej Podmiotu, o ile dana informacja jest publikowana elektronicznie.

Zatwierdzenie